Mapeamento e otimização de processos em uma farmácia popular do município de Nova Londrina-PR

Abstract

RESUMO: A Farmácia Hospitalar é uma unidade clínica essencial na assistência à saúde, gerida por farmacêuticos, que juntamente a outros profissionais, são indispensáveis para garantir a qualidade do atendimento hospitalar, sendo o farmacêutico responsável pela gestão e fornecimento de medicamentos e produtos hospitalares essenciais para o tratamento e atendimento aos pacientes. O farmacêutico hospitalar, por meio da assistência e cuidado farmacêutico, propicia uma terapia medicamentosa de forma segura e eficaz. O objetivo deste estudo foi analisar os processos de gestão de medicamentos e materiais médicos hospitalares de um hospital. Trata-se de um estudo descritivo exploratório realizado no Hospital Municipal Santa Rita de Cássia, em Nova Londrina - PR, no qual os processos de aquisição, armazenamento e distribuição de medicamentos e materiais médicos hospitalares foram analisados. O mapeamento destes processos foi realizado por meio da coleta de dados, utilizando formulário próprio e a elucidação do fluxo de trabalho foi feito através da plataforma Miro®, combinada com a notação BPMN - Business Process Management Notation, que permitiram a modelagem detalhada dos processos e a identificação das falhas. A análise inicial detectou inconsistências nos processos avaliados, e então foram elaboradas estratégias para otimizá-los. No processo de aquisição, o maior problema encontrado foi a ausência de um sistema informatizado de controle de estoque, que resultava em estimativas imprecisas colocando em risco o atendimento ao paciente pelo provável desabastecimento de medicamentos ou materiais médicos hospitalares, ou pelo excesso de itens gerando desperdício de recursos financeiros. Sobre o armazenamento foram observadas limitações como a falta de termômetros para controle de temperatura e umidade, identificação inadequada de medicamentos e paletes insuficientes para armazenar todos os itens. No processo de distribuição foram encontradas cartelas de medicamentos fracionadas sem identificação de lote e validade. Para corrigir essas falhas, foram implementadas diversas estratégias: solicitação da aquisição de um sistema informatizado de controle de estoque; reestruturação do armazenamento com a aquisição de paletes e termômetros; proibição do fracionamento de cartelas, e para cada processo foi desenvolvido um POP. O mapeamento e a análise dos processos de aquisição, armazenamento e distribuição de medicamentos e materiais hospitalares revelaram falhas significativas que comprometiam a qualidade dos serviços de assistência farmacêutica no hospital, e a implementação das melhorias resultou em uma gestão mais eficiente e segura. A padronização das atividades através de POPs foi fundamental para regularizar e melhorar a qualidade dos processos na farmácia hospitalar, demonstrando que uma gestão eficiente dos processos farmacêuticos é essencial para a segurança e eficácia dos serviços de saúde prestados.

ABSTRACT: The Hospital Pharmacy is a key clinical unit within healthcare services, managed by pharmacists who, alongside other healthcare professionals, play a critical role in ensuring the quality of hospital care. The hospital pharmacist is responsible for managing and supplying essential medications and medical supplies, contributing to safe and effective pharmacological therapy. This study aimed to analyze the management processes of medications and medical supplies in a municipal hospital. It is a descriptive and exploratory study conducted at the Hospital Municipal Santa Rita de Cássia, located in Nova Londrina, Paraná, Brazil. The research focused on mapping the processes of procurement, storage, and distribution of medications and medical supplies. Data were collected using a structured form, and workflow modeling was carried out through the Miro® platform combined with the Business Process Management Notation (BPMN), enabling a detailed visualization of the processes and the identification of critical failures. The initial analysis revealed significant inefficiencies, leading to the development of improvement strategies. In the procurement process, the main issue identified was the lack of an electronic inventory management system, resulting in inaccurate estimations that posed risks of stockouts-potentially compromising patient care-or overstocking, leading to unnecessary financial losses. Regarding storage, issues such as the absence of thermometers for temperature and humidity control, inadequate labeling of medications, and insufficient pallets to organize all items were observed. In the distribution process, fragmented medication blisters without batch numbers or expiration dates were found. To address these problems, several corrective measures were implemented, including the acquisition request for an electronic inventory control system, restructuring of the storage area with new pallets and thermometers, prohibition of blister splitting, and the development of Standard Operating Procedures (SOPs) for each process. The mapping and analysis of procurement, storage, and distribution processes revealed critical flaws that compromised the quality of pharmaceutical services. The implementation of these corrective actions led to safer and more efficient management. Standardizing activities through SOPs was essential to improve process reliability and quality, demonstrating that efficient pharmaceutical management is vital for ensuring the safety and effectiveness of healthcare services.